Der Zweck aller Planungen.

Leider empfinden viele Mitarbeiter Planungsaufgaben als nervtötende, eventuell zu vermeidende, Tätigkeiten. Aber ohne Planung gehen genau die Tätigkeiten verloren, die eine Unternehmung auf seine Ziele ausrichtet und damit das "Eigentliche" der Unternehmung ebenso zu Grunde, wie deren Identität.

Planungen stellen folgende Unternehmenseigenschaften sicher:

1. Durch die Planung wird das Ziel eines Unternehmens formuliert und für alle, am Unternehmensprozess Beteiligten, transparent. (Identität, Marktpositionierung, Wettbewerbspositionierung, die Unternehmens-Story)
2. Der Plan beschreibt zukünftige, beabsichtigte Zustände des Unternehmens (intendierte Phänomene, wie Marktanteile, EBIT, Image, Kundenakzeptanz, Mitarbeiterstruktur).
3. Der Plan zeichnet auf, wie man die Zustände herbeiführen möchte. (Konzepte zur Erreichung der Unternehmensziele).
4. Der Plan teilt ein grosses Unternehmensziel in sinnvolle Einzelteile und macht damit ein Gesamtziel an Unternehmensuntereinheiten delegierbar ohne dass das Ganze verloren geht. (Man sieht den Wald trotz der vielen Bäume).
5. Der Plan listet einzelne Tätigkeiten auf und bringt diese in einen kontextualen Zusammenhang zum Einzel- und Gesamtunternehmensziel.
6. Der Plan zeigt auf, was zu tun  ist. (Das Richtige tun).
7. Der Plan zeigt auf, in welcher Zeit, zu welchen Kosten man dies durchführen möchte. (Es richtig zu tun).

Mit diesen Punkten (die bei genauer Untersuchung des Planungsprozesses natürlich noch verfeinerter dargestellt werden können) ist es allerdings noch lange nicht getan, denn die Haupteigenschaft eines Plans liegt darin, dieses geplante Geschehen steuerbar zu machen. Die Steuerbarkeit liegt nicht im Plan selbst, sondern ergibt sich aus dem Delta, wenn aktuelle Unternehmensrealität gegen diesen Plan gemessen wird.

Durch Messen gegen den Plan entsteht der Nutzen.

Viele Planungen verschwinden kurz nach ihrer Erstellung in Büroschränken (Schrank-Ware) oder werden in Computerdateien versenkt. Hervorgeholt werden sie zum Zeitpunkt der Meilensteine. Dann wird verglichen, ob die aktuelle Projektlage am Meilenstein angekommen ist oder nicht.

Diese Verwendung der Pläne ist wenig hilfreich, da sie Ergebnisse und nicht Vorgehensweisen misst. Wohl werden Schlussfolgerungen auf die Vorgehensweise gezogen, aber die Steuerbarkeit des Geschehens ist bereits verpasst, das Ergebnis muss konsumiert werden, egal ob es wünschenswert ist oder nicht.

Spätestens auf der Mitarbeiter- Ebene sollte ein Vorgehensplan vorliegen, den am Besten der Mitarbeiter selbst erstellt hat. Sollte er dies nicht bewerkstelligen können, kann ihm sein direkter Vorgesetzter zur Seite stehen. Ich kenne allerdings Monteure, die sehr wohl in der Lage sind ohne ihren Werkstattmeister zu planen. Softwareingenieure sollten sehr wohl in der Lage sein, ihr Arbeitspensum für die kommende(n) Woche (n) selbstständig zu bedenken und zu planen.

Wer täglich an seinem Arbeitsplatz das tut, was gerade auf ihn einströmt ist reaktiv tätig. Dies hat verschiedene Folgen:

1. reaktive Lebenskonzepte vermitteln das Gefühl des Getriebenseins und der Fremdherrschaft
2. reaktive Lebenskonzepte machen unglücklich und rufen psychisch bedingte Krankheiten hervor
3. reaktive Unternehmenskonzepte verschliessen die Chance zur Marktführerschaft
4. reaktive Projektkonzepte sind höchst kostenintensiv
5. reaktive Projektkonzepte schaffen wenig Möglichkeit zur Innovation

Es ist natürlich besser, aktiv an die Gestaltung seines Arbeitstages heranzugehen. Selbst Nothilfestationen in Unfallkrankenhäusern kann man aktiv planen, ohne im Voraus zu wissen wann sich welches Unfallereignis heute ereignen wird. Es handelt sich in solchen Fällen um die Planung der Fragen: Wer macht was wie, wenn folgendes auftritt?

Geplante Situationen ziehen andere Folgen  nach sich:

1. Planung vermittelt Sicherheit in der Beherrschung des Kommenden
2. Planung ermöglicht schnelle Begutachtung der auftretenden Situation
3. Planung lässt erkennen, ob das aktuelle Geschehen wünschenswert oder nichtwünschenswert verläuft
4. Planung liefert rechtzeitig Hinweise auf Interventionsbedarf
5. Planung macht kreativ und aufgeschlossen Neues oder Anderes, was sich besser zur Zielerreichung eignet, zu entdecken.

Wer plant, der muss seinen Plan laufend, also täglich benutzen. Die Nutzung erfolgt in folgender Weise:

1. Check, was heute abläuft (oder abgelaufen ist)
2. Check, was im Plan vorgesehen war.
3. Definition eines Deltas zwischen Plan und Realität
4. Ziehen von gedanklichen Schlüssen, weshalb dieses Delta entstanden ist
5. Entscheidung, ob diese Lage in der Planung hätte vorhergesehen werden können. - Lernen für die zukünftigen Planungen. Gespräche mit dem Planenden.
6. Entscheidung, ob diese Lage nicht vorhersehbar war.
7. Prüfen, wie sofort vorzugehen ist, damit das Ziel trotzdem erreicht werden kann.
8. Bevor man das Ziel verwirft, ist besser eine Veränderung der Vorgehensweisen in Erwägung zu ziehen, da es nicht darum geht, den Plan zu erfüllen, sondern das Ziel zu erreichen. Der Plan ist kein Selbstzweck, den es abzuarbeiten gilt, sondern eine gut überlegte Arbeitshypothese, wie man das Ziel erreicht.

Achten Sie auf zwei potentielle Fehlerquellen.

Es gibt zwei Situationen, die jeden Planungsvorgang überflüssig oder sogar sinnlos machen:

• Situation 1: Es wird exakt dokumentiert was man tut, aber nicht gegen den Plan gemessen:
  
  Kontieren Ihre Mitarbeiter alle Aufwendungen auf bestimmte Projekte, so haben wir es meist mit einer guten Dokumentation zu tun. Diese zur Beurteilung der Unternehmenssituation zu verwenden, ohne die Kontierungen gegen einen Plan zu messen, macht keinen Sinn. Es ist so, als ob Sie in Ihrem Geldbeutel 100 Euro entdecken und lediglich vergleichen, ob Sie gestern mit 50 Euro gestartet sind. Wichtiger wäre allerdings die Beurteilung, ob Sie heute genau diese 100 Euro darin haben wollten. Wer mit 50 Euro startete und heute bei 100 Euro ankommt, freut sich. Vielleicht ist aber zu dieser Freude kein Anlass, weil Sie mit einem Saldo von 1000 Euro für heute gerechnet hatten.
  
  
• Situation 2: Es wird exakt geplant, aber nicht kontiert:
  
  Wer den allfälligen Reality-Check seines Plans nicht vornimmt, der kann  auch nie erkennen, ob das im Plan dargestellte Konzept real möglich wurde. Wer also nur ein Endergebnis, oder Meilensteine misst, nicht aber die präzise Einhaltung der Vorgehensschritte, der kann nie erkennen, ob die augenblickliche Lage aufgrund ganz anderer Vorgehensweisen entstanden ist. Der Satz: "Es kann einem doch egal sein, Hauptsache wir haben das Ziel erreicht." Ist ganz besonders schädlich, da die Wiederholbarkeit ebenso in Frage gestellt ist, wie die Wirksamkeit der Planungsvorgänge. Man fängt immer wieder von vorne an, wird nie schneller, nie kostengünstiger, ist immer unsicher und gehetzt. Leider fehlen auch andere Elemente, wie z.B. Gründe des Feierns von Erfolgen. Man soll ja nicht den Eintritt einer bestimmten Situation feiern, sondern das Gelingen des Plans. Erst das zweite macht Mitarbeiter zu Mit-Arbeiter. Hat man nur Ergebnisse, feiern meistens die Chefs, während Mitarbeiter nur müde lächeln, im bessern Wissen, wie rein zufällig es wieder einmal geklappt hat. Man fühlt sich wie ein Lottogewinner, glücklich, aber sehr wohl im Bewusstsein der Nicht-Wiederholbarkeit. Unternehmensprozesse sind jedoch auf Wiederholbarkeit und Übertragbarkeit ausgerichtet.

Heinrich von Pierer, Vorsitzender des Zentralvorstandes der Siemens AG, wird folgender Witz zugeschrieben:

"Zwei Manager laufen im Münchner Englischen Garten keuchend einem entflohenem Löwen davon. Die Lage wird immer bedrohlicher. Einer entledigt sich seiner Schuhe um schneller laufen zu können. Daraufhin schreit der andere: Es wird Dir nichts helfen, der Löwe ist immer noch schneller. Der andere erwidert: Darauf kommt es nicht an, ich muss nur schneller sein als Du."

Ein hervorragendes Beispiel, das Sie mit reiner Kontierung nicht erläutern können. Ein gutes Vorgehenskonzept besteht den herausfordernden Test in der Wirklichkeit. Man kann die Wirklichkeit gegen diesen Plan messen und daraus die Wirksamkeit des Plans ermitteln. Innovationen für ein verändertes, besseres Vorgehen ergeben sich meist aus den Review-Gesprächen.

Planungen machen Rechte transparent.

Erinnern wir uns an den wichtigen rechtlichen Zusammenhang, den jeder Mitarbeiter am Arbeitsplatz bedenken muss: Als Mitarbeiter verwendet man fremdes Eigentum. Die Arbeitsmittel, der Schreibtisch, das Servicefahrzeug, jedes Telefonat, kurzum alles, was Mitarbeiter täglich zur Erfüllung ihrer Aufgaben einsetzen befindet sich nicht im Eigentum der Mitarbeiter und es besteht auch zu keinem Zeitpunkt die Absicht des Eigentümers, diese Werte an den Mitarbeiter oder eine hochrangige Führungskraft zu übertragen. Es spielt dabei keine Rolle, ob der Eigentümer als Person sichtbar wird, oder ob man für eine Aktiengesellschaft wie Lufthansa, Siemens, BMW oder Swiss Airlines tätig wird.

Im Planungsvorgang wird transparent gemacht, wie man mit diesen Mitteln umzugehen gedenkt. Der Vorteil des Plans besteht darin, die Auswirkungen der Verwendung des fremden Eigentums vor dem tatsächlichen Einsatz zu beurteilen und Entscheidungen zu treffen, ob man es so tun möchte.

Verfügt man über das eigene Eigentum, gibt es selbstverständlich keine Verpflichtungen, diese Verfügungen zu planen und sich darüber Rechenschaft abzulegen. Es mag sich aus den zuvor dargelegten, Argumenten zur Planung, empfehlen, weil damit die Sicherheiten hinsichtlich der Zielerreichung steigen.

Ganz anders verhält es sich im Unternehmensprozess. Ich nehme an, dass man sehr wohl ärgerlich reagiert, wenn man einen Freund bittet, die Lieferung eines Kühlschrankes entgegenzunehmen, während man sich im Urlaub befindet, diesem dazu das Recht erteilt in der Küchenschublade 1.000 Euro zu entnehmen, und man bei Rückkehr die Entnahme von 2.000 Euro entdeckt. Der Hinweis des Freundes, er hätte am Tag der Lieferung zufällig auch seine Freundin zu einem opulenten Abendessen einladen wollen, wird Sie sicher nicht besänftigen. Das, was Sie ärgert, ist die unplanmässige Verwendung Ihrer Finanzmittel, obwohl Sie wussten, dass der Freund während Ihrer Abwesenheit Zugriff auf das Geld hatte. Aber Sie haben nicht angenommen, dass er es wie sein eigenes Geld behandelt, denn er sollte in Ihrem Auftrag handeln und Ihre Interessen vertreten.

Mitarbeit in Unternehmen beruht auf diesem Auftrag durch Eigentümer. Das Unternehmensgeschehen ist so zu gestalten, dass damit das Eigentum gestärkt und nicht geschwächt wird. Die besondere Schwierigkeit dieser Aufgabe liegt in dem Umstande, dass es keine konkreten Prozesse gibt, die unmittelbar Finanzmittel in die Kasse der Unternehmung liefern, es sei denn, der Mitarbeiter würde diese Mittel selbst einbezahlen. Dann wäre es sehr leicht, einen Prozessplan zu erstellen, der mit dem Ziel 420 Mio. Euro heute einzunehmen, 420.000 Mitarbeiter der Siemens AG dazu verdonnert jeweils 1.000 Euro einzubezahlen.

Wie wir alle wissen, zahlen nur Kunden in ein Unternehmen ein, und deren Motiv liegt keinesfalls darin, eine Siemens AG reicher zu machen. Ich nehme an, Sie besuchen ein Restaurant, weil es Ihnen dort gefällt und Sie dort gut, im Kreise Ihrer Freunde essen können. Den Wirt reich zu machen, ist sicherlich nicht Ihr Hauptmotiv, vermutlich ist es gar nicht Ihr Motiv.

Der Wirt wird akzidentiell reich, wenn Ihr Nutzen als Kunde gross genug ist.

Dieser komplizierte Umstand, Kundennutzen durch Unternehmensleistung zu erzeugen, damit Motive zum Kauf der Unternehmensprodukte und ?leistungen hervorzurufen und erst dadurch Mittel wieder in die Unternehmung hereinzuholen, ist zugleich Auftrag des Eigentümers an alle Mitarbeiter.

Dieser Auftrag ist ohne korrekte Planung nicht zu erfüllen.

Der römische Kaiser Justinian lies das Römische Recht in einer umfassenden Kompilation aufzeichnen, später Corpus Iuris Civilis genannt, welches dann im 11. Jahrhundert an italienischen Universitäten gelehrt wurde und durch Rezeption später in fast allen europäischen Staaten übernommen wurde. Darin fand sich der Grundsatz: Niemand kann mehr an Recht auf einen anderen übertragen, als er selbst hat. [1]

Der heutige Planungsprozess in unseren Unternehmen versucht diesem Grundsatz zu entsprechen. Durch die Gliederung der Unternehmungen in Hierarchien, werden die Rechte zur Verwendung von Finanz- und Sachmitteln des Eigentümers strukturiert und transparent besprochen. Daraus ergibt sich eine einfache und wirkungsvolle Methode:

1. Bevor etwas im Unternehmen stattfinden sollte, wird es in einem Plan skizziert.
2. Den Plan erstellt am Besten der, der über die Mittel konkret verfügen will, also Mitarbeiter an der Basis.
3. Führungskräfte begutachten den Plan und entscheiden über dessen Freigabe.
4. An dieser Entscheidung sollten alle Führungskräfte beteiligt sein, deren Mittelherrschaft betroffen ist
5. Erst nach Freigabe können Mitarbeiter die Mittel des Unternehmens einsetzen.

Jede andere Vorgehensweise, und sie erfolgt leider in Millionen Fällen tagtäglich, widerspricht dem Rechtsgrundsatz:

Niemand kann mehr an Recht auf einen anderen übertragen, als er selbst hat.